Desde 2011, El gasto indirecto ha crecido un 7% anual a nivel mundial. Aun así, muchas organizaciones no dan a las categorías indirectas la atención que merecen.

Los desafíos comunes son evidentes en todas las industrias. El gasto a menudo se fragmenta entre múltiples ubicaciones, unidades comerciales y categorías, lo que dificulta identificar y capturar oportunidades de ahorro en toda la empresa. Los líderes de las funciones de adquisición indirecta normalmente carecen de suficiente influencia dentro de la organización para obtener la tecnología y el talento que necesitan. Y la mayoría de las empresas no cuentan con mecanismos para monitorear las categorías indirectas y reflejar su desempeño en los estados financieros.

Para superar los desafíos, las empresas necesitan una nueva visión para la contratación indirecta que combine herramientas y prácticas de vanguardia, así como enfoques tradicionales de gestión de categorías, para abordar problemas fundamentales relacionados con procesos, capacidades y datos. Usando este enfoque coordinado y habilitado por la tecnología, las empresas globales ya están logrando mejoras notables que les permiten capturar el valor sin explotar de la contratación indirecta.

En pocas palabras, la evolución no es suficiente. Para tener éxito en la década de 2020, las empresas necesitan una revolución en la contratación indirecta.

Los elementos distintivos de la nueva visión

¿Qué hace que la nueva visión de la contratación indirecta sea tan poderosa? Ciertamente, las tecnologías digitales y las mejores prácticas en su clase proporcionan la base. Pero estos son solo el punto de partida. Para desbloquear todo el potencial, estos elementos deben aplicarse de manera integral (gráfico). En el Anexo, exponemos las características diferenciadoras de cada elemento del enfoque. Aquí, describimos las soluciones más avanzadas relacionadas con cada elemento.

Los motores inteligentes de gasto. Estas herramientas digitales, combinadas con tecnologías de aprendizaje automático, utilizan motores automatizados para clasificar y categorizar el gasto. La extracción de datos automatizada de los sistemas y bases de datos de planificación de recursos empresariales (ERP), junto con la armonización y clasificación automatizadas, permite la transparencia total de las oportunidades analíticas y el estado de validación. Al integrar conjuntos de datos y funciones de análisis, las herramientas pueden reconocer sinergias entre categorías. Las funciones de aprendizaje automático mejoran las herramientas y realizan actividades de limpieza, categorización y enriquecimiento de datos. El software de visualización traduce los resultados en informes y paneles explorables. Los folletos de taxonomía proporcionan hasta cinco niveles de granularidad sobre la base de las mejores prácticas globales.

La transparencia y la estandarización mejoradas pueden generar ahorros significativos en los resultados finales. Por ejemplo, las empresas fusionadas enfrentan el desafío de integrar múltiples sistemas ERP, taxonomías fragmentadas y visibilidad limitada sobre el gasto real en todas las organizaciones. Los motores de gastos inteligentes pueden, por ejemplo, identificar piezas de mantenimiento similares utilizadas por ambas empresas y consolidar proveedores. En nuestro trabajo de apoyo a los programas de integración posteriores a la fusión, hemos visto que estas herramientas permiten ahorros del 10 al 12 por ciento.

Soluciones analíticas avanzadas. Las empresas pueden utilizar análisis avanzados mejorados con herramientas de establecimiento de objetivos para identificar oportunidades de ahorro de costos y optimización de procesos. Hay varios tipos de herramientas de establecimiento de objetivos disponibles:

• Categoría específica. Las soluciones automatizadas, codificadas en análisis, identifican, aplican y monitorean palancas estándar y avanzadas únicas para una categoría.
• Flujos de trabajo inteligentes. Estas plataformas revisan el gasto previsto por categoría y actividad y proporcionan una guía de acciones integradas de mejores prácticas para categorías seleccionadas. Los compradores utilizan los conocimientos para desarrollar estrategias de negociación para cada categoría.
• Herramientas de analítica avanzada funcional. Para mejorar la funcionalidad de la categoría, los compradores pueden aplicar una variedad de herramientas, que incluyen: herramientas de optimización de red; tableros automatizados de KPI en tiempo real y cuadros de mando ejecutivos; hojas limpias paramétricas y herramientas de eSourcing impulsadas por inteligencia artificial y análisis avanzados.

Los costos de productos y servicios pueden reducirse entre un 10 y un 25 por ciento, mientras que el esfuerzo manual para la gestión de proveedores puede disminuir entre un 30 y un 50 por ciento.

* Orginal de www.mckinsey.com